Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable du traitement pour le site et les comptes Veriane est l'éditeur de Veriane, entrepreneur individuel (micro-entreprise), dont l'identité complète figure dans les mentions légales.

Pour toute question relative à vos données, un point de contact dédié est à votre disposition : contact@veriane.fr.

2. Quelles données sont collectées ?

Données de compte

• Identifiant d'entreprise et identifiant de connexion.
• Nom de la structure, nom des membres de l'équipe, rôle et adresse e-mail.
• Mot de passe (jamais conservé en clair : il est stocké sous forme hachée).

Données d'usage du service

• Vos cotations, réponses par critère, plan d'actions et son journal, preuves rattachées aux critères.
• Votre registre des signalements (événements indésirables, réclamations) : faits, analyse, actions, retour fait aux personnes et aux familles.
• Vos documents de référence, rédigés dans Veriane ou déposés (projet de service, politique qualité, plan de crise, règlement de fonctionnement, procédures, document unique), leurs versions, leurs diffusions et les accusés de lecture de votre équipe.
• Votre vie d'équipe : réunions et séances (ordre du jour, décisions, présences), exercices de crise, quiz de préparation (nom de l'intervenant, réponses, score).
• Le dossier de chaque personne accompagnée : identité et contacts, projet d'accompagnement personnalisé, journal du parcours, choix et consentements, repérage des risques, partenaires du parcours, notes de suivi. Votre structure décide seule des informations qu'elle y inscrit.
• Le dossier de chaque professionnel : identité, qualification et diplômes déposés, entretiens, formations et séances suivies.
• Votre gestion des risques : registre, document unique, plan de crise, annuaire des partenaires et contacts de crise (nom, fonction, coordonnées professionnelles).
• Vos enquêtes de satisfaction : réponses anonymes, sans aucune identité.
• Vos échanges avec Vera, l'intelligence artificielle de Veriane, ses avis et ses rapports d'audit, les résumés des pièces déposées.
• Des données techniques de fonctionnement et de sécurité (journaux de connexion, adresse IP, horodatages).

Extension de navigateur Veriane

Si votre structure l'installe, l'extension de navigateur Veriane relie votre logiciel métier (Ogust ou Ximi) à votre espace Veriane. Avec la session que vous avez déjà ouverte dans ce logiciel, elle lit les données suivantes et les envoie à Veriane, dans l'espace de votre structure, et nulle part ailleurs :

• Avec Ogust : vos clients et vos intervenants salariés, actuels et anciens (leur identifiant dans le logiciel, leur nom, leur prénom et leur code postal), et l'adresse e-mail des intervenants. Les prospects sont écartés dès leur réception.
• Avec Ximi : vos clients particuliers, vos intervenants et votre personnel administratif, actuels et anciens (identifiant, nom, prénom, code postal), et l'adresse e-mail des intervenants. Ainsi que vos demandes (événements indésirables, réclamations, informations et autres types), reprises en signalements : leur numéro, leur type, leur motif, leur sujet, leurs dates, le client et l'intervenant concernés, le responsable, le traitement et le résultat, et pour un événement indésirable grave, le contact à qui il a été signalé ; leurs tâches ; les notes de leur journal (date, auteur, texte), qui peuvent reprendre des courriels reçus. Les pièces jointes ne sont pas lues.

L'extension n'écrit jamais dans votre logiciel métier et n'y déclenche aucune action ; elle n'en lit ni le planning, ni la facturation. Elle relit les personnes au plus toutes les quatre heures, ou quand vous cliquez sur « Synchroniser », et les demandes Ximi au fil de leur saisie. Votre structure choisit dans ses réglages les familles de demandes qu'elle reprend.

Sur votre ordinateur, l'extension ne garde que votre session Veriane, la position de son logo et l'identifiant de la dernière fiche ouverte dans le logiciel métier, effacé à la fermeture du navigateur. Elle affiche Veriane dans le panneau latéral du navigateur. Elle ne contient ni publicité ni outil de mesure d'audience, et aucune donnée n'est vendue ni cédée.

Données de prospects (demande de démonstration, diagnostic gratuit, téléchargement du guide)

Si vous demandez une démonstration, l'envoi du bilan du diagnostic gratuit ou le guide des critères impératifs, avec votre accord explicite (case à cocher), nous collectons : votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ou votre prénom selon le formulaire, le nom de votre structure et, pour le diagnostic, votre profil de structure, vos réponses et la note estimée.

Demandes au support (centre d'aide)

• Quand vous écrivez à l'équipe depuis le centre d'aide : votre nom affiché, votre adresse e-mail si votre compte en a une, le nom de votre structure, votre rôle, votre offre, l'adresse de la page ouverte, le type de demande et vos messages.
• Les captures d'écran que vous joignez : elles restent chez notre hébergeur, en France ; la discussion ne reçoit qu'un lien, que seule l'équipe Veriane peut ouvrir.
• N'envoyez jamais de données de santé dans une demande. Si une donnée de santé ou le nom d'une personne accompagnée nous parvient malgré tout, nous la supprimons.

Données de paiement

Le paiement est géré par notre prestataire Stripe. Veriane ne stocke jamais vos coordonnées bancaires : seules des informations de suivi d'abonnement (offre, statut, échéance) sont conservées.

Données de parrainage

Lorsqu'un client nous recommande une structure, depuis son espace : le nom de cette structure, le nom, l'adresse e-mail et le téléphone de la personne à contacter. Le client s'engage à l'avoir informée de cette transmission. Ces coordonnées ne servent qu'à lui présenter notre offre, et la personne peut s'y opposer à tout moment en écrivant à contact@veriane.fr.

3. Pourquoi ces données ? (finalités et bases légales)

4. Avec qui vos données sont-elles partagées ?

Veriane ne revend ni ne loue vos données. Elles ne sont partagées qu'avec des sous-traitants techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service, chacun encadré par un contrat conforme au RGPD :

Cette liste est tenue à jour : nous pouvons ajouter, remplacer ou retirer un prestataire, et la présente page reflète alors la nouvelle situation, la date de dernière mise à jour étant indiquée en tête. Les modifications importantes vous sont signalées. Les conditions de ce recours figurent à l'article 13 des conditions générales.

5. Transferts en dehors de l'Union européenne

Les données que votre structure saisit ou dépose dans le service ne quittent pas l'Union européenne. Seules des données de compte et de facturation peuvent être transférées aux États-Unis par nos prestataires de paiement et d'envoi d'e-mails. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD : clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, adhésion au Data Privacy Framework UE–États-Unis.

Concernant Vera, l'assistance par IA (Google Cloud, Vertex AI), utilisée pour l'estimation des cotations, l'analyse des signalements et la conversation, les contenus sont traités dans l'Union européenne, par Google Cloud, dans le cadre de son accord de traitement des données. Les conditions prévoient que vos contenus ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles et ne font pas l'objet d'une conservation au-delà de ce qu'imposent la sécurité et les obligations légales. Les contenus que vous soumettez à ces fonctions, y compris lorsqu'ils comportent des données personnelles, font l'objet d'un traitement éphémère.

6. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

• Données de votre structure et pièces déposées : pendant toute la durée de votre abonnement, puis supprimées 30 jours après la fin du contrat (le délai pendant lequel vous pouvez encore les exporter), ou plus tôt sur votre demande. Les copies de sauvegarde disparaissent au plus tard 12 mois après.
• Données de compte et preuve du contrat (identité des membres, acceptation des conditions générales : qui, quand, quelle version) : 5 ans après la fin du contrat, le temps de la prescription.
• Réponses aux quiz, accusés de lecture et réponses anonymes aux enquêtes : conservés comme les autres données d'usage, pendant la durée du compte.
• Documents comptables et factures : conservés 10 ans, conformément à l'obligation légale.
• Journaux techniques de sécurité : conservés jusqu'à 12 mois.
• Sauvegardes : la base de données est sauvegardée chaque jour ; les sauvegardes des 7 derniers jours, des 8 dernières semaines et des 12 derniers mois sont conservées, puis purgées à l'expiration de ce cycle. Une donnée supprimée disparaît donc définitivement des sauvegardes au plus tard 12 mois après sa suppression.
• Demandes au support : les captures d'écran jointes sont supprimées automatiquement 30 jours après leur envoi, ou plus tôt ; les échanges avec l'équipe sont conservés le temps du suivi, puis supprimés au plus tard 12 mois après le dernier message.
• Données de prospects (demande de démo, bilan du diagnostic) : conservées au maximum 3 ans après le dernier contact, ou supprimées plus tôt sur simple demande à contact@veriane.fr.
• Données de parrainage : un parrainage non retenu est supprimé un mois après la décision ; les autres sont conservés au maximum 3 ans après le dernier contact, comme les données de prospects.

7. Comment vos données sont-elles protégées ?

• Hébergement en France, à Paris, chez un hébergeur certifié Hébergeur de Données de Santé (six activités) et ISO/IEC 27001.
• Chiffrement des échanges (HTTPS) et chiffrement au repos de la base de données, pièces déposées comprises.
• Base de données doublée sur deux serveurs en permanence (haute disponibilité) ; sauvegardes quotidiennes, avec possibilité de restauration à la minute près sur les 7 derniers jours.
• Cloisonnement strict par structure, appliqué par la base de données elle-même : une organisation n'accède jamais aux données d'une autre.
• Le navigateur ne dialogue qu'avec l'application ; la base de données n'est jamais exposée sur Internet.
• Accès limités, mots de passe stockés hachés, second facteur d'authentification pour l'administration, journalisation des actions sensibles.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données.

La portabilité s'exerce sans nous. Si vous utilisez Veriane pour votre structure, vous téléchargez à tout moment vos données depuis la rubrique Profil de votre espace (« Exporter toutes mes données ») : un dossier compressé de fichiers CSV. Aucune demande, aucun délai, aucun frais. Cette faculté reste ouverte même lorsque l'accès est suspendu pour défaut de paiement, et pendant les trente jours qui suivent la fin du contrat.

Pour les autres droits, ou si vous préférez passer par nous, écrivez à contact@veriane.fr. Nous répondons dans un délai maximum d'un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), www.cnil.fr.

9. Cas des clients professionnels (sous-traitance)

Lorsque vous utilisez Veriane pour votre structure, celle-ci est responsable de traitement pour les données qu'elle saisit et Veriane agit comme sous-traitant, pour son compte et sur ses instructions.

Les engagements de Veriane en qualité de sous-traitant figurent à l'article 13 des conditions générales, et ceux qui concernent l'hébergement des données de santé à l'article 14. La présente politique en décrit les catégories de données, les durées de conservation, les mesures de sécurité et la liste des prestataires. Un accord signé reprenant ces engagements est remis sur demande à contact@veriane.fr.

10. Cookies

Veriane n'utilise que des cookies strictement nécessaires à votre connexion et à la sécurité de votre session. Aucun cookie publicitaire ni de traçage n'est déposé. Conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés, ces cookies essentiels ne nécessitent pas votre consentement préalable.

Le centre d'aide charge le chat de notre messagerie du support (Brevo), qui enregistre dans votre navigateur ce qu'il faut pour retrouver votre conversation. Il ne sert ni à la publicité ni à vous suivre sur d'autres sites.

11. Modifications de cette politique

Cette politique peut évoluer avec le service. Toute modification importante vous sera signalée, et la date de dernière mise à jour est indiquée en tête de page.