Conditions générales de vente et d'utilisation

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions générales de vente et d'utilisation (« CGVU ») encadrent la relation entre l'éditeur de Veriane, entrepreneur individuel (micro-entreprise) dont l'identité complète figure dans les mentions légales, et toute structure souscrivant ou utilisant le service (« le Client »). La création d'un compte ou la souscription à une offre vaut acceptation pleine et entière des présentes CGVU.

2. Description du service

Veriane est une solution de pilotage de la démarche qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux et de préparation à l'évaluation HAS. Elle comprend : un registre des signalements (événements indésirables, réclamations, formulaire officiel pré-rempli, exports), un plan d'actions, une bibliothèque documentaire (documents guidés ou déposés, versions, diffusion), la gestion des risques et du plan de crise, la vie d'équipe et la formation (réunions, séances, supports, quiz), les dossiers des personnes accompagnées et des professionnels, l'annuaire des partenaires, les enquêtes de satisfaction et un tableau de bord ; et, pour l'évaluation, le référentiel officiel, l'auto-évaluation par élément d'évaluation, la note prévisionnelle A à D calculée avec la formule officielle de la Haute Autorité de Santé, le dossier d'évaluation et l'export au format Synaé. Selon l'offre souscrite, elle comprend des fonctions d'assistance par intelligence artificielle décrites à l'article 3.

3. Fonctions d'assistance par intelligence artificielle

Selon l'offre souscrite, Veriane propose des fonctions d'assistance par intelligence artificielle : l'assistant qualité conversationnel ; l'analyse d'un critère (cotation indicative, remarques) et le rapport d'audit complet ; l'analyse d'un signalement (gravité, causes, actions proposées) ; l'analyse d'un risque (cotation proposée, mesures de prévention) et la suggestion de risques à partir des signalements ; l'aide à la rédaction des documents et des projets d'accompagnement (propositions de texte pour les champs laissés vides) ; le compte rendu de réunion à partir de notes ; la préparation d'exercices de crise ; l'analyse du dossier d'une personne accompagnée et de celui d'un professionnel ; l'analyse d'un document déposé et le résumé des pièces déposées.

• Les documents rédigés avec l'aide de Veriane, avec ou sans intelligence artificielle, sont des supports de travail : le Client en vérifie le contenu et la conformité réglementaire avant tout usage.
• L'IA propose, le Client décide. Aucune proposition de l'IA n'est appliquée sans une action explicite de l'utilisateur. Les contenus produits par l'IA sont indicatifs et peuvent comporter des erreurs : ils ne dispensent pas d'une vérification humaine.
• La note prévisionnelle A à D n'est jamais produite par l'IA : elle est calculée par le moteur applicatif avec la formule officielle.
• Ces fonctions reposent sur un sous-traitant technique (Google, API Gemini), dans les conditions décrites dans la politique de confidentialité : les contenus soumis y sont traités de façon éphémère, sans entraînement des modèles ni conservation durable.
• Des plafonds d'usage quotidiens raisonnables s'appliquent à ces fonctions ; ils sont indiqués dans l'application.

4. Compte et accès

L'accès au service nécessite la création d'un compte. Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son compte. Les accès sont personnels ; leur partage en dehors de l'équipe déclarée est interdit.

Liens sans compte. Le Client peut adresser à ses professionnels des liens individuels de quiz ou de lecture, et aux personnes qu'il accompagne des enquêtes anonymes. Ces liens sont personnels, non devinables et à durée limitée. Le Client s'assure d'avoir informé les personnes concernées.

5. Offres, prix et paiement

• Les offres en vigueur sont présentées sur la page Offres. Le prix applicable est celui communiqué au Client avant sa souscription, rappelé sur son offre ou son devis et repris sur sa facture.
• Les prix sont indiqués en euros. TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts (l'éditeur bénéficie de la franchise en base de TVA).
• Le paiement s'effectue par carte bancaire ou prélèvement SEPA via notre prestataire sécurisé Stripe, à partir du moyen de paiement enregistré par le Client. L'accès à l'offre est activé après confirmation du paiement.
• Période offerte. Lorsqu'une période offerte est convenue, l'accès est ouvert dès l'enregistrement du moyen de paiement ; le premier prélèvement intervient à l'issue de cette période, à la date indiquée au Client avant la validation. Le Client peut mettre fin à l'abonnement pendant la période offerte, depuis son espace : aucun montant n'est alors prélevé.
• Une facture conforme est émise pour chaque paiement ; le document remis par le prestataire de paiement constitue un reçu.

Offre Réseau. L'offre Réseau (multi-agences) fait l'objet d'un devis, qui précise le nombre d'agences couvertes, le tarif par agence et la périodicité retenue. Ce devis tient lieu de conditions particulières et prime sur les présentes en cas de divergence ; les présentes conditions s'appliquent pour tout ce qu'il ne règle pas.

6. Durée, reconduction et résiliation

6.1 Formules

L'abonnement est souscrit selon la formule choisie à la souscription.

• Formule mensuelle. Elle se poursuit d'un mois sur l'autre. Le Client reste libre d'y mettre fin à tout moment, l'arrêt prenant effet à la fin du mois en cours, ou immédiatement s'il intervient pendant une période offerte.
• Formule annuelle. Elle couvre douze mois, réglés en une fois à la souscription, puis se poursuit par périodes de douze mois. Le Client peut y mettre fin avant l'échéance annuelle ; l'accès reste ouvert jusqu'au terme déjà réglé, sans remboursement des sommes versées.

Changement de formule. Le Client peut demander à changer d'offre ou de périodicité. Le changement prend effet à l'échéance de la période en cours, au tarif alors en vigueur ; aucun prorata n'est facturé ni remboursé. Pendant une période offerte, le changement s'applique immédiatement et le premier prélèvement porte sur la nouvelle offre.

6.2 Reconduction

À l'échéance, l'abonnement se reconduit automatiquement pour une nouvelle période équivalente, au tarif en vigueur, à partir du moyen de paiement enregistré, sauf si le Client y a mis fin depuis son espace client (« Résilier mon abonnement ») ou par e-mail à contact@veriane.fr. Un changement de tarif est communiqué au moins un mois avant l'échéance concernée.

Les sommes déjà réglées au titre de la période en cours ne sont pas remboursées, sauf disposition légale impérative contraire.

6.3 Suspension et résiliation pour manquement

L'éditeur peut suspendre l'accès, puis résilier l'abonnement, en cas de manquement du Client à l'une des obligations suivantes :

• usage du service contraire à la loi ou aux présentes conditions ;
• tentative de contournement des mesures de sécurité, ou tentative d'accès aux données d'une autre organisation ;
• extraction massive, reproduction ou revente des contenus du service ;
• usage frauduleux ou tentative de fraude, notamment sur les moyens de paiement ;
• dépôt de contenu manifestement illicite ;
• comportement portant atteinte à l'intégrité, à la sécurité ou à la disponibilité du service, pour le Client ou pour les autres utilisateurs.

Lorsque le manquement porte sur la sécurité, la fraude, un contenu manifestement illicite ou l'intégrité du service, la suspension et la résiliation sont immédiates et sans mise en demeure préalable, ce dont les parties conviennent expressément. Pour les autres manquements, elles sont précédées d'une mise en demeure adressée par e-mail, laissant au Client huit jours pour régulariser.

Aucun remboursement n'est dû en cas de résiliation pour manquement. Le Client dispose de trente jours à compter de la résiliation pour récupérer ses données dans les conditions de l'article 13.1.

7. Défaut de paiement

En cas d'échec du paiement à une échéance, l'accès au service peut être suspendu automatiquement jusqu'à régularisation. La suspension ne met pas fin à l'engagement en cours pour la formule annuelle.

8. Droit de rétractation

Veriane s'adresse à des professionnels dans le cadre de leur activité. Le droit de rétractation de quatorze jours prévu pour les consommateurs ne s'applique donc pas. Les modalités de fin de contrat sont celles décrites à l'article 6.

9. Obligations du Client

• Utiliser le service conformément à la loi et aux présentes CGVU.
• Ne pas tenter de contourner la sécurité, ni d'extraire ou de revendre les contenus de Veriane.
• Fournir des informations exactes lors de l'inscription et les tenir à jour.

10. Disponibilité et maintenance

Veriane met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour ou pour des causes indépendantes de sa volonté. Le service est fourni « en l'état », sans garantie de disponibilité ininterrompue.

11. Responsabilité

Veriane est un outil d'aide au pilotage de la qualité et à la préparation de l'évaluation. Sa responsabilité ne saurait être engagée au titre du résultat réel de l'évaluation du Client, des décisions prises sur la base des estimations fournies, ni d'un dommage indirect. En tout état de cause, la responsabilité de l'éditeur est limitée au montant effectivement payé par le Client au cours des douze derniers mois.

12. Propriété intellectuelle

Le service, sa marque, son code et ses contenus pédagogiques restent la propriété exclusive de l'éditeur. La souscription confère un droit d'usage personnel et non exclusif, pour la durée de l'abonnement. Les libellés officiels du référentiel HAS restent la propriété de la HAS.

13. Données personnelles et sous-traitance

Veriane traite deux catégories de données, qui ne relèvent pas du même régime.

Pour les données de gestion du compte (identité des membres de l'équipe, adresses e-mail, données de facturation, journaux techniques), l'éditeur est responsable de traitement. Le détail figure dans la politique de confidentialité.

Pour les données que le Client saisit ou dépose dans le service (auto-évaluations et réponses, plan d'actions, registre des signalements, documents rédigés ou déposés et leurs diffusions, réunions, séances et quiz, dossiers des personnes accompagnées et des professionnels, risques et plan de crise, partenaires, enquêtes, pièces justificatives, échanges avec l'assistant), le Client est responsable de traitement et l'éditeur agit comme sous-traitant, pour son compte et sur ses instructions. Le Client décide seul des informations qu'il inscrit dans le service.

13.1 Engagements de l'éditeur en qualité de sous-traitant

• Instructions. L'éditeur ne traite les données du Client que pour fournir le service souscrit, dans les limites des présentes conditions et des actions que le Client réalise dans l'application. Il ne les utilise à aucune autre fin, ne les cède ni ne les revend, et ne les exploite pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Si une instruction du Client lui paraît contraire au droit applicable, il l'en informe sans délai.
• Confidentialité. Toute personne autorisée à accéder aux données du Client est tenue à une obligation de confidentialité. L'accès est limité à ce qui est nécessaire à l'exploitation du service, au support et à la sécurité, et il est journalisé.
• Sécurité. L'éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites dans la politique de confidentialité et sur la page Conformité et sécurité : hébergement des données en France, chiffrement des échanges et des données stockées, cloisonnement de chaque organisation au niveau de la base de données, mots de passe stockés hachés, accès restreints et journalisation des actions sensibles.
• Recours à des prestataires techniques. Le Client donne à l'éditeur une autorisation générale de recourir à des prestataires techniques pour l'exécution du service. L'éditeur peut en ajouter, en remplacer ou en retirer ; il leur impose des obligations de protection équivalentes à celles du présent article. La liste à jour de ces prestataires, leur rôle et la localisation des données figurent dans la politique de confidentialité, dont la date de dernière mise à jour est indiquée en tête de page ; les modifications importantes sont signalées au Client dans les conditions de l'article 15. Le Client peut s'opposer à un changement pour un motif légitime ; à défaut de solution acceptable, il peut mettre fin à son abonnement dans les conditions de l'article 6, l'accès restant ouvert jusqu'au terme de la période déjà réglée.
• Violation de données. En cas de violation de sécurité affectant les données du Client, l'éditeur l'en informe dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance. Il lui communique la nature de la violation, les catégories de données et le nombre approximatif de personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises, afin de lui permettre de remplir ses propres obligations de notification.
• Droits des personnes concernées. Lorsqu'une personne concernée exerce ses droits auprès du Client, l'éditeur l'assiste dans un délai compatible avec le délai d'un mois qui s'impose au Client. Le Client corrige et supprime directement dans le service les données qu'il a saisies. Un export de ses données au format CSV, accompagné des pièces justificatives déposées, lui est fourni sur demande adressée à contact@veriane.fr.
• Assistance. L'éditeur assiste le Client, dans la mesure du raisonnable et compte tenu des informations dont il dispose, pour la sécurité du traitement, la notification des violations aux autorités et aux personnes concernées, et, le cas échéant, la réalisation d'une analyse d'impact relative à la protection des données. Cette analyse, lorsqu'elle est requise, incombe au Client.
• Réversibilité. À tout moment pendant la durée du contrat, le Client récupère ses données par lui-même, sans intervention ni autorisation de l'éditeur, depuis la rubrique Profil de son espace (« Exporter toutes mes données »). L'export est un dossier compressé de fichiers CSV couvrant ce que la structure a saisi dans le service. Cette faculté n'est subordonnée à aucune condition : elle reste ouverte lorsque l'accès est suspendu pour défaut de paiement, ainsi que dans le cas prévu à l'article 6.3.
• Fin de la prestation. La faculté d'export décrite ci-dessus reste ouverte pendant les trente jours qui suivent le terme du contrat. Le Client peut également, pendant ce délai, demander la restitution de ses données à contact@veriane.fr. Passé ce délai, ou si le Client demande la suppression, les données sont supprimées dans les conditions prévues par la politique de confidentialité. Les copies de sauvegarde sont purgées à l'expiration de leur cycle de rétention.
• Vérification. L'éditeur met à la disposition du Client, sur demande écrite et dans un délai raisonnable, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article. Il tient le registre des catégories de traitements effectués pour le compte de ses clients, prévu à l'article 30 du RGPD.
• Transferts hors de l'Union européenne. Les transferts éventuels sont encadrés par les garanties prévues au chapitre V du RGPD, détaillées dans la politique de confidentialité.

14. Droit applicable et litiges

Les présentes CGVU sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant le tribunal judiciaire compétent dans le ressort du siège de l'éditeur.

15. Modification des CGVU

L'éditeur peut faire évoluer les présentes CGVU. Le Client est informé des modifications substantielles ; leur poursuite d'usage vaut acceptation de la version en vigueur, dont la date figure en tête de page.